Kuinka huomioimme loma-ajat lounasetua myöntäessä, jos käytössämme on työntekijöiden latauspyynnöt?
Jos työntekijöillä on käytössä lounasedun latauspyynnöt, lataaminen loma- tai poissaoloajalle voidaan estää kolmella tavalla. Valitse tilanteeseenne sopivin vaihtoehto.
Vaihtoehto a) Työnantaja; vaihda lounasedun lataustapa tilapäisesti työnantajan suoralataukseen
Tämä vaihtoehto sopii tilanteeseen, jossa koko henkilöstölle ei haluta ladata lounasetua tietyn ajanjakson aikana. Työntekijät voivat silti käyttää aiemmin ladattua saldoa normaalisti.
Toimi näin
- Avaa Työnantajaportaalista Eturyhmät.
- Valitse haluamasi eturyhmä ja klikkaa Muokkaa.
- Lounarin kohdalla laita Yleiset asetukset päälle.
- Valitse kohdassa Edun lataukset tehdään vaihtoehto Työnantajan suoralatauksina.
- Tallenna muutos.
Esimerkki: työntekijät eivät saa lounasetua heinäkuussa
- Tee muutos kesäkuun aikana.
- Tällöin uusi lataustapa astuu voimaan 1.7.
- Heinäkuun alusta lähtien työntekijöiden latauspyyntöpainike poistuu Edenred-sovelluksesta, eivätkä he voi pyytää lounasetua heinäkuulle.
- Jos haluat, että työntekijät voivat tehdä latauspyyntöjä taas elokuusta alkaen, vaihda lataustapa takaisin heinäkuun aikana työntekijöiden latauspyyntöihin.
- Tämä muutos astuu voimaan 1.8.
Huomioi tämä
- Lataustavan muutos astuu voimaan aina seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä.
- Tämä vaihtoehto sopii parhaiten tilanteisiin, joissa esto halutaan tehdä koko ryhmälle kerralla.
Vaihtoehto B) Työnantaja: aseta työntekijän työsuhdemuoto tilaan “Poissa tilapäisesti”
Tämä vaihtoehto sopii tilanteeseen, jossa halutaan estää yksittäistä työntekijää pyytämästä lounasetua esimerkiksi vanhempainvapaan, sairausloman tai muun pidemmän poissaolon aikana. Työntekijä voi edelleen käyttää aiemmin ladattua saldoa normaalisti.
Toimi näin
- Avaa Työnantajaportaalista Työntekijät.
- Valitse työntekijän kohdalta Muokkaa työntekijää.
- Vaihda Työsuhdemuoto tilaan Poissa tilapäisesti.
- Tallenna muutos.
Huomioi tämä
- Muutos astuu voimaan heti tallennuksen jälkeen.
Vaihtoehto C) Työnantaja: sopikaa sisäisesti, että etua pyydetään vain työpäiville
Tämä vaihtoehto sopii erityisesti pienille yrityksille tai tilanteisiin, joissa työntekijät pystyvät itse seuraamaan, että he pyytävät lounasetua vain toteutuneille työpäiville.
Toimi näin
- Ohjeistakaa työntekijöitä pyytämään lounasetua vain työpäiville.
- Varmistakaa, ettei etua pyydetä esimerkiksi:
- lomapäiville
- sairauspäiville
- vanhempainvapaille
- opintovapaalle
- Jos toteutuneita työpäiviä on jonain kuukautena vähemmän kuin mitä alun perin on pyydetty, työntekijä voi huomioida tämän seuraavassa pyynnössä ja pyytää pienemmän määrän.
Yhteenveto
- Vaihtoehto A sopii, kun lataukset halutaan estää tilapäisesti koko ryhmältä.
- Vaihtoehto B sopii, kun esto halutaan tehdä vain yhdelle työntekijälle.
- Vaihtoehto C sopii, kun asia voidaan hoitaa sisäisellä ohjeistuksella ilman järjestelmämuutoksia.